舉辦會(huì)議的各方都希望能有更多的參會(huì)者，他們歡迎一切老客戶和新的潛在客戶來參加會(huì)議。在吸引參會(huì)者方面，這里有幾點(diǎn)值得借鑒：

　　會(huì)前準(zhǔn)備充分

　　會(huì)前準(zhǔn)備對于會(huì)議的成功舉辦有著非常重要的作用。
　　第一，會(huì)議前必須首先對會(huì)議的目的有清楚地了解，與會(huì)各方達(dá)成共同明確的目標(biāo)，或吸引更多參會(huì)者，或獲取更多利潤，或二者兼有。
　　第二，確定會(huì)議成功的標(biāo)準(zhǔn)，即參會(huì)者和利潤的增長率達(dá)到什么程度才能算是會(huì)議的成功?
　　第三，對市場要有很好的定向，當(dāng)然不可采用一種籠統(tǒng)的調(diào)查方式。
　　第四，突出會(huì)議亮點(diǎn)，關(guān)注客戶需要。
　　第五，了解客戶期望獲得交流的方式，是通過郵件、電話還是傳真?
　　第六，與一些有聲望的作家和設(shè)計(jì)者合作，使得媒體報(bào)道更為符合觀眾期望。
　　第七，培訓(xùn)所有工作人員，提升他們各方面的素質(zhì)與能力。
　　第八，在舉辦方出版的刊物和相關(guān)網(wǎng)站上作廣告。
　　第九，相關(guān)的公關(guān)規(guī)劃很有必要。

　　會(huì)議內(nèi)容新鮮

　　確保會(huì)議的內(nèi)容新鮮，又是觀眾最需要了解的。在分組會(huì)議中，要提供行業(yè)同仁之間面對面的交流的機(jī)會(huì);討論針對行業(yè)問題的商業(yè)解決方案;為參會(huì)者提供與行業(yè)專家交流的機(jī)會(huì)。

　　吸引參會(huì)戰(zhàn)略到位

　　要全面并積極地介紹會(huì)議發(fā)展前景;提前并經(jīng)常提醒有參會(huì)意向的觀眾;提供以往參會(huì)觀眾的書面感謝;個(gè)性化郵件和信件通知;要主題鮮明;相關(guān)滿意保證制度也需確定。

　　多種方式吸引以往參會(huì)者

　　提供參會(huì)折扣給以往參會(huì)者及其陪同者;為他們提供秘書專屬服務(wù)和贈(zèng)券等;網(wǎng)上輕松注冊;允許以往參會(huì)者查看參會(huì)名單。

　　邀請重量級(jí)嘉賓

　　邀請重量級(jí)嘉賓也是吸引更多參會(huì)者的一個(gè)手段。

　　Pri-Med公司曾為其六大區(qū)域會(huì)議及展會(huì)如何吸引更多觀眾而傷透腦筋。在近期舉辦的一次會(huì)議上，公司推出了一項(xiàng)主題演講嘉賓計(jì)劃，來吸引更多的觀眾。

　　首先，Pri-Med找到了一位通過對DNA研究而在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)領(lǐng)域獲得諾貝爾獎(jiǎng)的科學(xué)家，并邀請他做會(huì)議的主題演講。

　　接著，在科學(xué)家正式露面之前，公司先舉辦了兩個(gè)全國性新聞發(fā)布會(huì)，對科學(xué)家所取得的重大成就進(jìn)行了詳細(xì)介紹。

　　然后，50000 個(gè)有參會(huì)意向的人都收到了一張關(guān)于會(huì)議簡介的卡片，這樣他們就會(huì)更多地注意，并懷有極大的興趣來聽科學(xué)家的演講。同時(shí)，5000名已注冊的參會(huì)者和15000 未注冊的目標(biāo)參會(huì)者都收到了個(gè)性化郵件。

　　最后，這位科學(xué)家的照片、個(gè)人和演講介紹在會(huì)議現(xiàn)場都得以體現(xiàn)。

　　結(jié)果是顯而易見，Pri-Med的努力取得了成功，這次會(huì)議的參會(huì)者達(dá)到了空前之多。盡管有一定數(shù)量的參會(huì)者是沖著這位科學(xué)家來的。